L’environnement est un élément important pour atteindre l’efficacité et la productivité d’une réunion. Il est donc nécessaire de trouver un cadre moderne pour réussir les réunions professionnelles, les formations ou encore, pour l’accueil de vos clients. C’est là tout l’intérêt de bien choisir sa salle de réunion. Le présent article vous donne les informations nécessaires pour atteindre cet objectif.
L’équipement de la salle
En fonction du type de réunion que vous comptez tenir, la location d’une salle de réunion devrait intégrer un ensemble d’équipements informatiques tels que :
- un écran de projection
- un tableau blanc,
- un accès à internet et même des ordinateurs.
Aussi, une salle doit au minimum, disposer de tables et chaises. Vous devez donc vous demander si la salle de réunion dispose de tout cela avant de la choisir.
Les conditions de travaux seront-elles favorables à ce type de réunions ?
Quand l’on parle des conditions de travail, l’on ne s’arrête pas forcément aux dispositifs informatiques. Par exemple, vous devez vous demander la climatisation est disponible dans la salle. C’est un critère très important surtout quand la réunion doit se faire dans une période d’extrême chaleur. Assurez-vous également que la décoration est stimulante et que le mobilier est confortable pour les participants à la réunion.
L’accessibilité de la salle de réunion
Cette question est essentielle à se poser lorsque l’on recherche une bonne salle où tenir ses réunions. Avant de se tourner vers les offres apparemment économiques, il est bon de se demander si l’endroit où se trouve la salle est accessible. Ainsi, est-ce que les arrêts de transport en commun se trouvent à proximité ? Aussi, la salle dispose-t-elle d’un parking sécurisé ? Cela est indispensable pour que ceux qui se déplacent à voiture puissent garer leurs véhicules et faire la réunion en toute quiétude. Vous pourrez trouver des salles de réunions à Rennes qui répondent bien à ces conditions.
Les pauses déjeuner
Le rôle d’une réunion ou d’une formation est souvent de conclure de nouveaux contrats ou d’acquérir des compétences. De ce fait, si la réunion ou la formation dure plus d’une journée ou va au-delà d’une certaine heure, il faudra prendre des pauses déjeuner ou des breaks. Dans ces cas-là, avant de songer à prendre une salle, il faut s’assurer qu’il y a des restaurants ou bistrots dans les environs.
Dans le cas contraire, est-ce que le prestataire de la salle propose des services de restauration ? La prise de la salle de réunion intègrerait-elle la mise à disposition d’une machine à café ou une fontaine d’eau ? À toutes ces questions s’ajoutera le prix qu’il faut étudier et comparer à d’autres salles offrant les mêmes conditions ou de meilleures offres.